En kompetensbaserad intervju känner du igen redan på första frågan: ”Berätta om en gång när du hade en konflikt med en kollega.” Frågan gäller vad du gjorde i en verklig situation, med riktiga människor och ett riktigt utfall. Många svarar ändå med hur de brukar tänka i allmänhet, och märker att rekryteraren skriver mindre och mindre. Här går vi igenom hur du bygger svar som håller ända in i följdfrågorna.
Frågorna om det som hänt ska förutsäga hur du kommer att agera
Grundtanken bakom kompetensbaserad rekrytering är att ditt tidigare beteende säger mer om nästa gång än vad du tror om dig själv. Därför har arbetsgivaren redan före intervjun bestämt vilka kompetenser tjänsten kräver, ofta fyra till sex stycken, som samarbetsförmåga eller initiativförmåga. Varje fråga är kopplad till en av dem.
Frågorna börjar ofta med ”Berätta om en gång när …”, ”Ge ett exempel på …” eller ”Beskriv en situation där …”. När du hör de orden vet du att rekryteraren vill ha ett konkret exempel.
Rekryteraren har oftast en bedömningsmall framför sig. Hen lyssnar efter konkreta handlingar och betygsätter dem, ibland på en skala från ett till fem. Ett svar som ”jag är en lösningsorienterad person som gillar att ta tag i saker” ger nästan ingenting att sätta betyg på. Det är ett påstående om dig själv, och mallen efterfrågar bevis.
Det här ger dig en fördel om du förbereder dig. Kompetenserna går ofta att läsa ut ur annonsen. Står det ”du är strukturerad och trivs med att driva flera projekt parallellt” kan du räkna med en fråga om en period när du hade för mycket på bordet och fick prioritera.
STAR ger svaret en ryggrad
STAR är en enkel ordning att berätta i. Rekryterare känner igen den, och den hindrar dig från att fastna i bakgrunden.
- Situation: var och när. Två meningar räcker.
- Task (uppgift): vad som var ditt ansvar, eller vad som stod på spel.
- Action (handling): vad du gjorde, steg för steg. Här lägger du mest tid.
- Result (resultat): hur det gick, och gärna vad du tog med dig.
Den vanligaste missen är att fördelningen blir bakvänd. Folk lägger en minut på att förklara organisationen, projektet och vem som sa vad, och sedan tio sekunder på vad de själva gjorde. Sikta på ungefär en femtedel situation och uppgift, hälften eller mer handling, och resten resultat. Ett helt svar landar på runt två minuter.
Säg ”jag”, inte ”vi”. I många team är vi-formen artig och naturlig, men i en kompetensbaserad intervju gör den det omöjligt för rekryteraren att se vad som var ditt bidrag. Nämn gärna att det var ett lagarbete och berätta sedan vilken del som var din.
Samma fråga, två svar
Frågan: ”Berätta om en gång när du tog initiativ till en förbättring.”
Före:
”Jag är ganska drivande av mig och brukar se saker som kan göras bättre. På mitt förra jobb tog jag ofta initiativ, till exempel med våra rutiner. Vi förbättrade mycket och det blev bättre stämning i gruppen.”
Efter:
”Jag jobbade på kundtjänst på ett e-handelsföretag med åtta personer i teamet. Under hösten låg svarstiden på mejl på nästan tre dygn, och jag hade ansvar för att sammanställa ärendestatistiken varje vecka. Jag gick igenom en månads ärenden och såg att ungefär vart tredje gällde samma sak, kunder som inte hittade sitt spårningsnummer. Jag skrev fem färdiga svarsmallar, testade dem själv i två veckor och visade sedan teamet hur mycket tid de sparade. Efter det föreslog jag för vår chef att vi skulle lägga en tydligare länk i orderbekräftelsen, och jag skrev ett utkast till texten som webbteamet använde. Två månader senare låg svarstiden under ett dygn. Om jag gjorde om det skulle jag ha tagit med teamet tidigare, eftersom två kollegor först kände sig överkörda.”
Siffrorna hjälper, men styrkan i det andra svaret ligger i att varje mening beskriver något rekryteraren kan se framför sig, som de fem mallarna och textutkastet. Saknar du siffror går det att beskriva utfallet på andra sätt, med samma grepp som när du skriver resultat i CV:t utan siffror.
Lägg märke till den sista meningen. Att berätta vad du hade gjort annorlunda visar självinsikt, och det är svårt att spela.
Bygg en bank med sex till åtta berättelser
Du kan inte förutse varje fråga. Du kan däremot förbereda ett litet förråd av situationer som täcker det mesta. Sex till åtta väl genomtänkta berättelser räcker för de flesta intervjuer, eftersom en bra berättelse ofta går att vinkla mot flera kompetenser. Kundtjänstexemplet ovan fungerar för initiativ eller problemlösning, beroende på vad du lyfter fram.
Så här kan du gå till väga:
- Läs annonsen och skriv ner de kompetenser som nämns, även de som bara antyds.
- Lägg till de klassiska som nästan alltid dyker upp: samarbete, konflikt, stress, ett misslyckande och en gång du ändrade dig.
- Hitta för varje kompetens en situation från de senaste tre till fem åren. Nyare exempel väger tyngre.
- Skriv ner berättelsen i stödord enligt STAR. Skriv inga hela meningar, då låter du som om du läser innantill.
- Berätta varje historia högt minst två gånger, gärna med timer på telefonen.
Exemplen behöver inte komma från jobbet. Ett ideellt uppdrag, en idrottsförening, ett grupparbete på utbildningen eller en period när du tog hand om en sjuk förälder kan visa precis samma förmågor. Det viktiga är att du själv var aktiv i situationen och kan beskriva vad du gjorde.
Ha också minst ett exempel där det gick dåligt. Frågan ”berätta om ett misstag du gjort” är vanlig i kompetensbaserade intervjuer, och ett svar där allt ändå slutade bra läses som undanglidande. Välj ett riktigt misstag med begränsade konsekvenser och lägg tyngden på vad du ändrade efteråt.
Följdfrågorna visar om berättelsen håller
När du har svarat kommer rekryteraren nästan alltid att gräva vidare. ”Vad sa du exakt till kollegan?” ”Varför valde du att göra så?” ”Hur reagerade teamet?” ”Vad hade hänt om chefen sagt nej?”
Det är inget tecken på att svaret var dåligt. Följdfrågorna finns för att skilja verkliga upplevelser från välrepeterade konstruktioner.
En historia du verkligen varit med om klarar sådana frågor av sig själv, eftersom du minns detaljerna. En historia du har förskönat spricker vid tredje frågan. Därför lönar det sig att välja exempel du minns tydligt, även om de är mindre imponerande än det där stora projektet där du var lite perifer.
Det är helt okej att ta en paus innan du svarar. ”Bra fråga, jag behöver tänka efter en sekund” köper dig några sekunder, och de flesta rekryterare uppfattar det som eftertänksamt. Dyker inget exempel upp, säg det och erbjud det närmaste du har: ”Jag har inte varit i exakt den situationen, men något liknande hände när …” Ett ärligt närliggande exempel väger tyngre än ett påhittat.
Sätt dig en kväll före nästa intervju med annonsen och ett tomt papper, och skriv ner dina sex till åtta berättelser i stödord. Det tar ungefär en timme, och samma bank går att återanvända i flera intervjuer med små justeringar. Vill du ha en startpunkt kan du låta Hiireds intervjuförberedelse läsa annonsen tillsammans med ditt CV. Du får sannolika frågor och förslag på vilka av dina erfarenheter som passar som exempel, och sedan är det du som gör berättelserna till dina egna.