Att läsa en jobbannons gör de flesta på mobilen, i farten, med en enda fråga i huvudet om de passar eller inte. Det tar ungefär trettio sekunder och ger ett ja eller nej som ofta är fel åt båda hållen. Lägger du fem minuter till på samma annons får du veta vad brevet ska handla om, vilka ord CV:t behöver och om tjänsten är värd en kväll av ditt liv. Annonsen är arbetsgivarens egen beskrivning av problemet de vill lösa, och den som läser den noggrant har ett försprång innan första meningen är skriven.
Sortera kraven i tre högar innan du bestämmer dig
Nästan varje svensk jobbannons blandar tre sorters krav i samma stycke. Det första du gör är att plocka isär dem.
Ta den här påhittade annonsen för en ekonomiassistent på ett fastighetsbolag i Västerås:
Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom ekonomi och minst två års erfarenhet av leverantörsreskontra. Du har goda kunskaper i Excel och har arbetat i Visma. Det är meriterande om du har erfarenhet från fastighetsbranschen. Som person är du noggrann och trivs med att ha många kontakter.
Sorterat ser det ut så här:
- Skall-krav: eftergymnasial ekonomiutbildning, två års erfarenhet av leverantörsreskontra, Excel, Visma.
- Meriterande: fastighetsbranschen.
- Personliga egenskaper: noggrann, trivs med många kontakter.
Skall-kraven känner du igen på formuleringar som "du har", "vi kräver" och "krav för tjänsten". Meriterande krav kommer efter "det är meriterande", "det är ett plus om" eller "gärna". Egenskaperna står nästan alltid sist, efter "som person är du".
Högarna väger olika. Skall-kraven avgör om du går vidare i första sållningen. De meriterande skiljer två kandidater som båda klarar grunden. Egenskaperna bedöms mest på intervjun, så de behöver sällan mer än en mening i brevet, gärna med ett exempel i stället för en upprepning av adjektivet.
Saknar du ett krav kan du ändå söka
En annons skrivs ofta av en chef och en HR-person som tillsammans beskriver drömkandidaten. Listan blir lång, och i praktiken anställer de ofta någon som uppfyller det mesta och kompenserar resten på annat sätt. Många hoppar över tjänster där de saknar en enda punkt, och lämnar därmed fältet öppet för dem som söker ändå.
En rimlig tumregel är att söka om du uppfyller de flesta skall-kraven och kan visa något som ligger nära för det som fattas.
Undantaget är formella krav som inte går att förhandla bort. Legitimation, körkort, en viss behörighet eller godkänd säkerhetsprövning är antingen uppfyllda eller inte. Står det "legitimerad sjuksköterska" hjälper det inte att du har jobbat som undersköterska i tio år.
För allt annat gäller att du möter luckan öppet i ansökan i stället för att hoppas att ingen märker den. Har du ett års erfarenhet av leverantörsreskontra i stället för två kan du skriva:
Jag har arbetat med leverantörsreskontra i ett år, och under den tiden ansvarade jag ensam för hela flödet med runt 400 fakturor i månaden.
Rekryteraren ser direkt att du saknar ett år, men också att året varit tungt. Den jämförelsen gör de ändå, så det är bättre att du styr den.
Ordningen och upprepningarna visar vad som väger tyngst
Annonser skrivs sällan med slumpmässig ordning. Den arbetsuppgift som står först under "dina arbetsuppgifter" är oftast den som tar mest tid i vardagen, eller den som chefen tänker på mest just nu. Står "leverantörsreskontra" före "bokslut" är det reskontran ditt brev ska öppna med, även om du själv tycker att bokslutsarbetet är roligare.
Räkna också hur många gånger samma ord dyker upp. Nämns "kunder" fyra gånger i en annons för en ekonomiroll är det en signal om att tjänsten har mer extern kontakt än titeln antyder. Förekommer "samarbete" eller "team" i varje stycke vill de veta hur du fungerar med andra, och då räcker det inte att skriva att du är en lagspelare. Ge ett exempel på ett samarbete som ledde någonstans.
Verben säger mycket om nivån:
- "Ansvara för" betyder att du äger resultatet och förväntas fatta beslut själv.
- "Stötta" eller "bistå" betyder att någon annan äger det och att du hjälper till.
- "Bygga upp" betyder att det inte finns något på plats, och att du kommer att skapa rutinerna själv.
- "Vidareutveckla" betyder att det finns en process som fungerar hyfsat och som ska bli bättre.
En tjänst där du ska "bygga upp ekonomifunktionen" och en där du ska "stötta ekonomichefen" kan ha samma titel men kräver helt olika ansökningar. I den första vill de se att du har skapat ordning ur ingenting. I den andra vill de se att du är pålitlig och lätt att arbeta med.
Läs mellan raderna, men dra inga snabba slutsatser
Vissa formuleringar har en innebörd som inte står utskriven. De är värda att lägga märke till, men behandla dem som frågor att ta med till intervjun snarare än som domar.
- "Högt tempo" kan betyda en energisk arbetsplats, eller att avdelningen är underbemannad. Fråga hur en vanlig vecka ser ut.
- "Självgående" betyder ofta ett litet team där introduktionen blir kort. Passar dig om du gillar att hitta svar själv.
- "Flexibel" brukar betyda att arbetsuppgifterna skiftar och att du kan få hoppa in på annat än det som står i annonsen.
- "Nyinrättad tjänst" betyder att ingen har gjort jobbet före dig, vilket ger frihet men också oklara förväntningar.
Titta även på det praktiska längst ner. Står det att urval sker löpande kan tjänsten tillsättas långt före sista ansökningsdag, så skicka in så snart du kan. Är kontaktpersonen den blivande chefen är det troligen chefen själv som läser ditt brev, och då kan du skriva mer konkret om arbetet. Är det en rekryterare på ett bemanningsföretag gör de första sållningen och letar efter tydliga träffar mot kravlistan.
Hittar du ingen lön, ingen ort eller ingen beskrivning av vad du ska göra på riktigt är det också information. Ibland är annonsen bara hastigt skriven. Ibland vet arbetsgivaren inte själv vad de söker, och då är det klokt att ställa raka frågor tidigt.
Gör om annonsen till en checklista för ansökan
När du har sorterat, räknat och läst mellan raderna har du allt du behöver. Gör så här innan du börjar skriva:
- Kopiera annonsens text till ett eget dokument, så att den finns kvar även om annonsen tas ned.
- Markera skall-kraven med en färg och de meriterande med en annan.
- Skriv ditt starkaste bevis bredvid varje krav. Ett konkret exempel, en siffra eller ett namngivet system.
- Välj de två eller tre kraven där ditt bevis är starkast och bygg brevet kring dem.
- Ta med annonsens egna ord i CV:t där de stämmer med din erfarenhet.
För ekonomiassistenten kan listan se ut så här:
- Två års erfarenhet av leverantörsreskontra: ett år på ett byggföretag, ensam ansvarig för cirka 400 fakturor i månaden.
- Visma: Visma Business dagligen under hela anställningen, inklusive attestflöden.
- Fastighetsbranschen (meriterande): ingen anställning, men två år som kassör i bostadsrättsföreningen med avgiftsavier och leverantörer.
Den sista punkten är ett bra exempel på varför listan lönar sig. Kassörsuppdraget hade du kanske aldrig tänkt nämna, men mot just den här annonsen blir det en tydlig merit.
Steg fem är viktigare än det låter. Skriver annonsen "leverantörsreskontra" och ditt CV säger "fakturahantering" kan både rekryteraren och rekryteringssystemet missa kopplingen. Vi har skrivit mer om det i guiden om hur du får ditt CV förbi rekryteringssystemet.
Nästa gång en annons ser lagom intressant ut, ta de där fem extra minuterna och gör listan innan du avgör om du ska söka. Ofta visar den att du passar bättre än du trodde, och ibland att tjänsten inte var något för dig, vilket också sparar en kväll. Vill du ha hjälp med steget efter kan du klistra in annonsen i Hiired, som utgår från kraven när det tar fram ett utkast till brev och CV som du sedan gör till ditt eget.